Управление поставщиками — это одно из стратегических направлений деятельности организации по регулированию и улучшению взаимоотношений с контрагентами для эффективного снабжения компании качественными товарами, ресурсами или услугами при минимизации рисков и оптимизации затрат.
Основные функции системы SRM
Система управления взаимоотношениями с поставщиками, или Supplier Relationship Management System (SRM), как она называется в англоязычной среде, представляет собой платформу для цифрового взаимодействия с базой контрагентов. В том числе данный инструмент обладает рядом полезных функций, позволяющих государственной или частной организации упростить решение повседневных задач в области закупок:
- Поставщики могут самостоятельно зарегистрироваться на площадке и внести данные, необходимые для взаимодействия с заказчиками.
- Платформа способна провести оценку компаний по квалификации, аккредитовать их для предстоящей работы.
- Автоматизированное решение может упростить рутинные процессы по управлению закупками, например, организацию тендеров или отслеживание истории взаимодействия сторон.
- SRM позволяет использовать единое цифровое пространство для подготовки и согласования договоров, выставления счетов, контроля за исполнением обязательств.
- Система упрощает ведение документооборота, автоматически оповещая участников торговых процессов о выставленных счетах и их оплате, об отгрузках и приемках, претензиях и т. п.
Таким образом, SRM представляет собой электронную площадку для эффективного управления поставщиками в формате «от поиска подрядчика до получения услуги».
Виды поставщиков
Формирование актуальной базы надежных поставщиков является одним из важнейших стратегических направлений деятельности любой компании. В зависимости от роли в цепи поставок принято выделять три типа контрагентов:
- Производители. Чаще всего это крупные промышленные предприятия, реже — небольшие компании с ограниченными объемами производства. Такие поставщики обладают собственными заводскими мощностями, на базе которых организован полный производственный цикл (от обработки материалов до выпуска готового изделия), а также складами. В производственные процессы внедрены методы и средства контроля над качеством продукции. Однако взаимодействие с подобными поставщиками предполагает закупку только крупным или мелким оптом.
- Мелкие производители. Небольшие компании и индивидуальные предприниматели, производящие товары или предоставляющие услуги в меньших объемах, чем крупные предприятия, а также выполняющие работу по индивидуальному заказу. У них обычно небольшие рабочие площади и узкая ниша на рынке. Из преимуществ работы с мелкими производителями — более гибкий подход к изменению спроса, вплоть до розничной торговли.
- Посредники. Являются промежуточным звеном между производителями и покупателями. Они обеспечивают связь между разными хозяйствующими субъектами и доступ к разным товарам и услугам. К данному типу поставщиков относятся импортеры, дистрибьюторы и дилеры.
При выборе подрядчика важно учитывать не только объем закупок и выполнение требований к качеству товаров/услуг, но и географическое расположение производственных мощностей и складов контрагента, так как оно напрямую влияет на величину логистических затрат.
Какие взаимоотношения можно построить с поставщиками
Выделяют два основных типа стратегии сотрудничества с подрядчиками: на одном полюсе находятся оппортунистические взаимоотношения (экономически целесообразные), на другом — партнерские. Рассмотрим подробнее ключевые различия этих подходов к процессу управления поставщиками.
Экономически целесообразные — это жесткая позиция в переговорах для получения наиболее выгодных условий. Оппортунистическая парадигма нацелена на постоянный поиск поставщика, который предложит более выгодную стоимость, с целью снижения издержек по сделкам. В краткосрочной перспективе это отличный вариант, но для выстраивания долгосрочных взаимоотношений такой метод неэффективен.
Партнерские отношения нацелены на тесное, длительное и взаимовыгодное сотрудничество, поэтому управление данным процессом — это кропотливая работа, требующая больших затрат. Однако это оправдано, так как обе стороны стремятся помогать друг другу, способны к системным инновациям и совместным инвестициям.
Для выбора типа взаимоотношений и переговорной стратегии стоит провести серьезный анализ подрядчика и оценить факторы внутренней и внешней среды предприятия.
Так, оппортунистические отношения лучше всего выстраивать с поставщиками стандартизированной, серийной продукции и типовых услуг. Из-за высокой конкуренции такие компании быстрее идут на уступки по стоимости. Такой подход сработает и с контрагентами, у которых есть свободные мощности или сложности с реализацией товара.
Если заказчику требуется продукт или услуга, отвечающие специфическим требованиям (по срокам, качеству и т. д.), а результат работы в этом направлении стратегически важен для организации, то стоит сделать упор на партнерское взаимодействие. Также следует придерживаться этого подхода к управлению поставщиками при выстраивании отношений с подрядчиками из развивающихся или монополизированных рынков: оппортунизм в таких переговорах может осложнить ситуацию со снабжением.
Преимущества использования автоматизированной системы SRM
Работа в системе управления взаимодействием с поставщиками открывает множество возможностей для оптимизации процесса снабжения:
- SRM становится единым информационным полем для совместной деятельности с подрядчиками по закупочным процедурам.
- Повышается прозрачность закупок и появляется возможность контроля за их эффективностью на каждом этапе.
- Автоматизированная система легко интегрируется с 1С, внутренними ERP-системами и внешними цифровыми торговыми площадками.
- Отделы закупок и снабжения получают инструмент, который сможет автономно управлять заказами, начиная от составления заявки, и заканчивая проверкой контрагента, а также контролем за исполнением обязательств.
- Система гибко подстраивается под изменения бизнес-процессов и настраивается под нужды конкретного предприятия.
Воспользоваться этими и другими преимуществами перевода управления снабжением организации в электронный формат позволит система «Портал поставщиков» на базе платформы NBT.
Наше автоматизированное SRM-решение подойдет для:
- Государственных учреждений и частных предприятий, которым приходится постоянно следить за информацией о товарах, условиях поставок и контрактах.
- Холдингов и групп компаний, стремящихся обеспечить реализацию стратегического и централизованного подхода к управлению закупками.
- Представителей малого и среднего бизнеса, желающих упростит выполнение рутинных задач в области закупок и закрепить удобный порядок работы с поставщиками.
Если вы желаете получить дополнительную информацию о том, как оптимизировать процесс управления взаимоотношением с подрядчиками, сократив при этом сопутствующие затраты, предлагаем перейти в раздел о «Портале поставщиков», где представлено описание результатов внедрения автоматизированной SRM-системы и другие сведения по этой теме.
