Закупки в образовательных организациях

В России любые закупки в сфере образования строго регулируются законодательством. Это касается как приобретения образовательных услуг, так и заказа товаров для нужд учебных заведений. Исходя из этого, коммерческие предприятия, а также федеральные и муниципальные организации (в т. ч. детские сады, школы и вузы), взаимодействующие друг с другом в рамках рыночных отношений, обязаны соблюдать 44-ФЗ и 223-ФЗ, что делает процедуру закупок сложной и трудоемкой. В условиях ужесточения законодательных требований к прозрачности отчетности и закупочного процесса, автоматизация становится критически важным инструментом. На помощь приходят современные цифровые решения, которые позволяют не только обеспечить полное соответствие федеральным законам, но и значительно упростить процедуру, сократить сроки получения товаров или услуг, а также оптимизировать бюджетные расходы.

Специфика приобретения образовательных услуг

Закупки услуг в сферах дошкольного, общего, профессионального образования и ДПО имеют ряд юридических особенностей. Как уже было отмечено, заказчики обязаны действовать в соответствии с требованиями контрактной системы (44-ФЗ) или правилами для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ). Это зависит от типа учреждения (как правило, речь идет о государственных, муниципальных или частных организациях) и источника финансирования. При этом профессиональное обучение и дополнительное профобразование имеют различия в требованиях к поставщикам. Например, закупка программ повышения квалификации по 44-ФЗ возможна только у образовательных организаций, имеющих аккредитацию в реестре Рособрнадзора. А в рамках 223-ФЗ заказчик самостоятельно утверждает критерии отбора, но обязан документально обосновать их соответствие закону.

Требования к участникам

Поставщики образовательных услуг должны соответствовать жестким нормативным стандартам. Для профессионального обучения ключевыми являются:

• Наличие лицензии на образовательную деятельность с указанием кодов ОКВЭД.
• Подтверждение квалификации преподавателей через аттестационные комиссии.
• Соответствие программы обучения ФГОС (Федеральным государственным образовательным стандартам).
• Подтверждение наличия у исполнителя необходимой материально-технической базы.

В случае с дополнительным профессиональным образованием (курсы, тренинги) критерии менее строгие. Помимо лицензии, поставщик услуг обязан предоставить:

• Сведения о программе повышения квалификации или профессиональной переподготовки, разработанной с учетом федеральных государственных требований.
• Подтверждение наличия практико-ориентированных модулей и возможностей дистанционного обучения.

Все требования к поставщикам (в т. ч. к содержанию программы и опыту исполнителя) должны быть четко зафиксированы в техническом задании и документации о закупке. Также заказчику важно учитывать, что все заявки на закупку образовательных услуг проверяются на соответствие приказу Министерства науки и высшего образования РФ № 275, ужесточающему контроль за использованием бюджетных средств. Поэтому от него требуется детальное обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК) и проведение закупочных процедур в строгом соответствии с утвержденным планом-графиком.

Особенности закупочного процесса в учреждениях сферы образования

Образовательные учреждения, в свою очередь, также сталкиваются с вызовами при организации закупок. Данная деятельность регулируется не только федеральными законами (№ 44-ФЗ и 223-ФЗ), но и отраслевыми приказами Министерства просвещения и Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, а также внутренними положениями учебных заведений о закупочной деятельности. В школах и детских садах ответственность за проведение торгов часто возлагается на бухгалтерию или административный отдел, что усложняет соблюдение специфических требований. Для вузов и крупных образовательных центров созданы отдельные контрактные службы, но и им приходится учитывать специфику закупочных процедур в системе образования: сезонность спроса (например, закупка учебников перед 1 сентября), необходимость оперативного реагирования на изменения программ обучения и строгие сроки исполнения контрактов.

План-график закупок федеральных и муниципальных образовательных учреждений должен содержать:

• Детализацию объекта закупки с указанием кодов ОКПД2.
• Обоснование НМЦК с учетом новых методик расчета, утвержденных Минфином в 2025 году.
• Указание на применение национального режима для отдельных категорий товаров.
• Информацию об источнике финансирования и сроках выполнения работ с привязкой к учебному году.

Особое внимание уделяется закупкам, связанным с обеспечением безопасности образовательного процесса.

Требования к закупке отдельных видов продукции

В настоящее время образовательные учреждения обязаны действовать в соответствии с национальным режимом, согласно которому на определенный перечень товаров предоставляются преференции российским производителям.

Особые требования распространяются на закупку:

• Продуктов питания. Приобретение товаров для школьных столовых регламентируется требованиями СанПиН. Приоритет отдается местным производителям.
• Медицинских товаров. При закупке изделий для медпунктов необходимо подтверждение, что продукция прошла государственную регистрацию и разрешена к использованию в РФ.
• ПО и радиоэлектронных товаров. Предпочтителен заказ программного обеспечения, компьютеров и другого оборудования отечественного производства.
• Мебели. Приоритет отдается российским изделиям из безопасных и экологичных материалов, характеристики которых соответствуют особенностям эксплуатации.

Эти требования усложняют процесс поиска поставщиков, но снижают риски использования некачественных или нелегальных товаров. Несоблюдение имеющихся предписаний (намеренное или нет) может привести к тому, что закупка будет признана несостоявшейся.

Способ определения поставщика

Образовательные учреждения и сотрудничающие с ними организации могут использовать различные методы закупки в зависимости от стоимости лота, срочности и специфики услуги. Наиболее востребованы следующие варианты:

• Определение единственного исполнителя. Допустимо при сумме контракта до 600 тыс. рублей или в случае отсутствия конкурентов (например, авторские курсы от известного эксперта).
• Онлайн-аукционы. Наиболее распространенный формат для закупок в системе образования, где победителем признается участник, предложивший наименьшую цену.
• Запрос котировок. Упрощенная процедура для закупок товаров с четкими техническими характеристиками или стандартных услуг (обучение работе на ПК, курсы английского) на сумму до 500 тысяч рублей.
• Запрос предложений. Заказчик самостоятельно определяет критерии выбора при закупке специфических товаров или услуг, когда важны не только цена, но и качественные характеристики.

Каждый метод требует строгого соблюдения регламентов. Например, при проведении аукциона по 44-ФЗ запрещено изменять условия после публикации извещения, что делает критичной точность формулировок в техническом задании.

Порядок проведения закупок в образовательной сфере

Эффективность закупочных процедур в области образовательной деятельности строится на четкой последовательности этапов, регламентированных законодательством:

1. Определение объекта закупки. Важно детализировать требования по услуге или товару. Например, при выборе поставщика курса по повышению квалификации следует определиться с форматом занятий (очно/дистанционно), длительностью обучения (в часах), квалификацией преподавательского состава и т. д.
2. Планирование. В план-график закупок необходимо включить резервные суммы на траты, связанные с внеплановыми изменениями (законодательства, образовательных стандартов и т. п.). Например, если Минпросвещения утвердит новые требования к преподаванию цифровых технологий, школа сможет оперативно закупить необходимые материалы без корректировки годового плана.
3. Выбор способа закупки. Предпочтительный вариант зависит от специфики заказа. Так, для закупки учебников традиционно используется аукцион, а конкурс предпочтителен в случае прохождения курса с авторской методикой обучения.
4. Обоснование НМЦК. При расчете начальной максимальной цены контракта требуется опираться на актуальные данные. Например, при закупке лицензий на образовательное ПО заказчик обязан ссылаться на информацию о стоимости, полученную из реестра Минцифры, а не из сторонних ресурсов.
5. Составление технического задания. На этом этапе формируются окончательные требования к объекту закупки. Так, ТЗ для выбора контрагента среди образовательных учреждений должно включать: перечень обязательных модулей программы, критерии оценки качества обучения, требования к итоговой аттестации, а также способ подтверждения оказания услуги (например, выдача удостоверения установленного образца).
6. Разработка извещения и размещение информации в ЕАИС. Для проведения закупки в сфере образования с соблюдением требований, установленных законодательством, необходимо подготовить пакет документов. Он публикуется заказчиком в Единой информационной системе вместе с извещением о намерении осуществить закупку.
7. Проведение тендера/закупки у единственного поставщика. Осуществляется выбор исполнителя и заключается контракт на поставку товаров или оказание услуг согласно ранее опубликованному ТЗ.

Заключительным этапом становится подтверждение успешного взаимодействия заказчика и поставщика. Для этого требуется составление акта с подробным описанием выполненных работ или предоставленных услуг. Для образовательных программ это включает списки слушателей, протоколы аттестации и др.

Автоматизация закупок в системе образования

Современные вызовы требуют перехода от ручного управления закупочным процессом к полноценной автоматизации и цифровизации. Одним из решений, которое обеспечивает взаимодействие бюджетных организаций и частного бизнеса при осуществлении закупок (от образовательных услуг до товаров для нужд школ и вузов), является NBT SRM. Эта кросс-платформенная no-code система зарегистрирована в реестре отечественного ПО и соответствует требованиям законодательства по импортозамещению.

Преимущества решения:

• Полное соответствие требованиям 44-ФЗ и 223-ФЗ.
• Автоматическое формирование планов-графиков и отчетности.
• Интеграция с Единой информационной системой.
• Упрощение закупочных процедур за счет готовых шаблонов документов.
• Возможность электронного взаимодействия с поставщиками.
• Модуль аналитики для прогнозирования потребностей.

Для образовательных организаций NBT SRM станет стратегическим инструментом, который не только упростит текущие операции, снизит административную нагрузку на сотрудников и минимизирует риски, но и заложит основу для долгосрочного развития закупочной деятельности.

Узнайте больше о возможностях системы, посетив раздел «Автоматизация закупок» на нашем сайте. Наши специалисты готовы продемонстрировать, как NBT SRM может оптимизировать рабочие процессы с учетом актуальных требований к организации закупок в образовании.