Оптимизация системы закупок — это процесс, направленный на снижение затрат и повышение эффективности снабжения организации. В условиях постоянно меняющегося рынка компаниям необходимо регулярно пересматривать текущие бизнес-процессы, чтобы поддерживать конкурентоспособность и экономить ресурсы. Достичь желаемых результатов в данном направлении можно за счет цифровизации закупок, которая подразумевает внедрение инструментов мониторинга и контроля снабжения. Автоматизация этих процессов позволяет не только сократить расходы на приобретение товаров и услуг, но и улучшить условия сотрудничества с поставщиками.
Актуальные проблемы в системе управления закупками
В последние годы российские организации столкнулись с трудностями, связанными со снабжением сырьем, материалами и оборудованием. Пандемия коронавируса и локдауны привели к удлинению цепочек поставок и острому дефициту ключевых ресурсов. Например, кризис полупроводников, возникший из-за повышенного спроса на медоборудование и вычислительную технику, завершился сравнительно недавно. Эти события усугубились в 2022 году, когда логистические цепочки были нарушены из-за введенных санкций и ухода части международных поставщиков с российского рынка.
Одной из основных стратегий для решения возникших проблем стало использование параллельного импорта, а также замена иностранных товаров доступными аналогами. Эти меры привели к увеличению сроков поставок и усложнению управления закупками. Вместе с тем в условиях нестабильной экономической обстановки стали отчетливо прослеживаться фундаментальные проблемы закупочной деятельности:
- Недостаточная гибкость бизнес-процессов. Переусложненные регламенты затрудняют внедрение изменений. Отсутствие или недостаточное количество шаблонных решений по ключевым категориям также мешает оптимизировать закупочные процессы.
- Долгое принятие решений. Многократная пересылка документации между сотрудниками отдела закупок и другими структурными подразделениями организации, а также согласование каждого шага не только приводит к временным потерям и задержкам в снабжении, но и увеличивает административные издержки.
- Сложность мониторинга промежуточных результатов. Недостаточная прозрачность процессов усложняет отслеживание текущего состояния закупок на каждом этапе. Это не дает возможности достоверно оценить результаты сотрудничества с поставщиками и сократить издержки.
Излишне забюрократизированная, неоптимизированная система закупок снижает скорость связанных с ней бизнес-процессов. Для того чтобы исправить данную ситуацию, необходимо сосредоточиться на решении основных стратегических задач. В их число входят:
- Цифровизация закупок. Внедрение технологий автоматизации закупочных процессов может сократить временные затраты и уменьшить количество ошибок. Например, SRM-системы способны оптимизировать взаимодействие с поставщиками, эффективно планируя закупки и контролируя их на всех этапах.
- Внедрение стратегий управления рисками. В нестабильных условиях необходимо активно управлять потенциальными угрозами, связанными с поставками. Риск-менеджмент включает диверсификацию поставщиков, создание резервов ключевых материалов и компонентов, а также разработку стратегии на случай чрезвычайных ситуаций.
- Обучение и развитие компетенций персонала. Для успешной оптимизации закупочной деятельности важно, чтобы сотрудники обладали актуальными знаниями и навыками. Регулярное обучение и повышение квалификации персонала поможет им эффективно использовать инструменты и технологии автоматизации.
- Повышение уровня взаимодействия с поставщиками. Эффективная оптимизация системы закупок невозможна без тесного сотрудничества заказчика с исполнителями. Важно строить долгосрочные партнерские отношения, которые основаны на доверии и взаимовыгодных условиях. Это позволит более гибко реагировать на изменения рынка и оперативно решать возникающие проблемы.
Внедрение современных технологий и методов управления позволит оптимизировать основные бизнес-процессы организации, связанные с закупками, и успешно решить вышеперечисленные задачи.
Роль SRM в автоматизации закупочных процессов
В современных реалиях важно использовать передовые информационные технологии, специально предназначенные для управления производственными процессами и снабжением. Одним из таких инструментов является система управления взаимоотношениями с поставщиками (SRM). Данное решение позволяет повысить эффективность закупочных процессов, автоматизируя различные рутинные операции.
К базовым возможностям SRM-системы относят:
- Сбор потребностей. Автоматизация данного процесса позволяет оперативно получать и сохранять информацию о плане закупок со всех подразделений организации. Это позволяет быстрее реагировать на запросы внутренних заказчиков.
- Анализ и планирование. Система способна формировать аналитические отчеты с детальной информацией по каждому этапу закупки, что помогает в принятии обоснованных решений.
- Контроль цепочки поставок. SRM-решение способно контролировать процесс закупки (от возникновения потребности до ее реализации). Сервис позволяет настроить ход торгов, а также выполнить автоматическую оценку участников по установленным критериям.
По мнению экспертов, автоматизация с помощью SRM-систем гарантирует снижение затрат на 30–40 % и сокращает время подбора поставщиков на 75 %. Это достигается за счет стандартизации каталога контрагентов и повышения удобства работы с ним, а также уменьшению закупочных цен и экономии административных затрат на персонал.
Преимущества системы автоматизации закупок NBT
Решение NBT для автоматического управления закупочной деятельностью предназначено для госучреждений федерального, регионального и муниципального уровней, субъектов естественных монополий, предприятий с государственным участием, а также частных компаний. Внедрение этой SRM-системы позволяет эффективно работать с учетом требований законодательства (в т. ч. законов № 223-ФЗ и 44-ФЗ).
Основные преимущества системы автоматизации закупок NBT:
- Адаптивность. SRM-решение можно подстраивается под специфические нужды любой организации, выступающей в качестве заказчика. Сотрудники могут самостоятельно вносить изменения в работу программы, не обращаясь за помощью к IT-специалистам.
- Интеграция с внешними и внутренними системами. Система цифровизации закупок способна бесперебойно работать совместно с электронными торговыми площадками (ЭТП) и другим специализированным программным обеспечением.
- Современные технологии. В основе ПО платформы NBT лежат надежные и современные решения, такие как Windows + MSSQL и Linux + PostgreSQL, что гарантирует высокую производительность и стабильность выполняемых операций.
- Универсальность закупочных процессов. Система поддерживает любые виды закупок, включая открытые и закрытые торги, а также взаимодействие с единственным исполнителем, что делает ее универсальным инструментом.
- Информационная безопасность. Решение по автоматизации закупок обеспечивает конфиденциальность данных благодаря разграничению прав доступа, использованию электронной подписи и актуальных протоколов шифрования.
- Быстрое развертывание. Запуск no-code системы можно провести в срок до полугода, что ускоряет оптимизацию процесса закупок.
Чтобы получить дополнительные информацию о функциональных возможностях решения NBT, заполните форму обратной связи в конце этой стати. Также подробные сведения на эту тему собраны в разделе «Эффективные закупки».
